Ohjeita tilavastaaville
Seuraavassa on kuvattuna OtaHoasin tiloihin ja lainatavaroihin liittyvät käyttösäännöt, yhteinen tilojen varaukseen liittyvä prosessi sekä muita yleisohjeita ja tietoa tilavastaaville. Tilavastaavalla tarkoitetaan henkilöä, jolla on avain johonkin tilaan. Synonyyminä voidaan käyttää myös termiä avainvastaava.
Ohjeita on silmämääräisesti katsoen paljon, mutta ne sisältävät tärkeää tietoa vapauksista ja velvollisuuksista, joita tilavastaavien oletetaan noudattavan. Vapaaehtoispohjalta toimittaessa turhaa ryppyotsaisuutta tulee välttää, ja näinkin pitkän ohjeistuksen on loppupeleissä tarkoitus edistää asukasviihtyvyyttä eikä toimia byrokratiana. Asukastoimikunta keskustelee mielellään prosessien kehittämisestä.
Allekirjoittamalla avainten lainaussopimuksen, hyväksyt alla kuvatut säännöt ja ohjeet.
OtaHoasin tiloista ja hallinnoinnista yleisesti
OtaHoasin tilat ovat kaikkien asukkaiden käyttöön tarkoitettuja tiloja, eivät yksittäisten henkilöiden tai yhdistysten. Tilojen hallinnoinnin siirtämisellä pieneltä OtaHoasin asukastoimikunnalta asukkaiden muodostamille kerhoille tai yhdistykseille saavutetaan se, että tilat saadaan aktiivisempaan asukasviihtyvyyttä edistävään käyttöön.
Avainvastaavat ovat tervetulleita osallistumaan asukastoimikunnan kokouksiin, mikäli OtaHoas toivoo niihin osallistumista (ilman pyyntöäkin saa tulla, OtaHoas pyrkii ilmoittamaan kokouksista kaikille tilavastaaville Telegramin kautta).
Tiloista ei peritä vuokraa. Myöskään tilavastaavat eivät saa periä muilta tilojen käyttäjiltä käyttövuokraa.
OtaHoasin verkkosivuilla on tilaa koskeva kuvaus. Kuvaus tulee päivittää kuvan kera, jos tila kokee oleellisia muutoksia. Kuvauksen päivittää asukastoimikunta.
Osassa tiloista on tietyin väliajoin Hoasin tilaama siivous. Tilojen käyttäjät ovat kuitenkin velvollisia pitämään tilat siistinä. Kyseinen siivous on lisäksi ”geneerinen keskilattiasiivous”, eli ainoastaan lattiapintoja siivotaan. Mikäli tilassa ei ole siivouslistaa, mutta sellainen haluttaisiin, asiasta voi kysyä asukastoimikunnalta.
Tilojen kiinteisiin kalusteisiin ja itse tilojen ”rakenteisiin” liittyvät viat ilmoitetaan Hoasin vikailmoituslomakkella. Tilavastaavien oletetaan tekevän ilmoituksia tarvittaessa: https://www.hoas.fi/asuvalle/oma-koti-kuntoon/vikailmoitus/vikailmoitus/
Tiloihin tehtävät hankinnat
Vastineeksi tilojen hallinnasta OtaHoasilla on vuosittain tarjota määrärahoja tilojen kehittämiseen, mikä kannattaa muistaa, mikäli asukastoimikunta ei tästä muistuta. Vuosittainen ”korvamerkitsemätön” budjetti tiloille on ollut muutamia satoja euroa. Tällä voi tehdä melko vapaasti pienhankintoja (kuten keittiövälineitä, pienelektroniikkaa) ja kulutustavaraa (vessapaperia, siivoustarvikkeita, ei kuitenkaan ruokaa tai herkkuja).
Asukastoimikunta tekee tammikuussa budjetin. Mikäli budjettiin haluaa kirjata isompia tilakohtaisia hankintoja, näistä tulee ilmoittaa hyvissä ajoin.
Hoasilta on mahdollisuus kaksi kertaa vuodessa hakea asukastoimikuntien edelliseltä vuodelta käyttämättä jääneitä määrärahoja hakemusta vastaan. Tämä sopii esimerkiksi isoihin, tuhansienkin eurojen kerhotilaehostuksiin. Hakemuskaudet ovat yleensä noin helmi- ja syyskuussa. Hakemuskausiin osallistumisesta ja haettavista kohteista (lähtökohtaisesti yksi per hakemuskausi) voi tulla keskustelemaan toimikunnan kokouksiin.
Yleisvinkkinä todettakoon, että tilojen kehittäminen ei yleensä ole kiinni määrärahojen riittävyydestä vaan kerhojen omasta aloitteellisuudesta ja suunnitelmallisuudesta.
Jos kerhot haluavat tuoda tiloihin omia tavaroitaan, kerhon jäsenet hyväksyvät, että tavarat saattavat olla asukkaiden käytössä.
Hankintojen tekemiseen ja kulukorvauksiin löytyy ohjeet täältä.
Käyttöehdot ja ongelmatilanteet
Kaikkien tilojen käyttöaika päättyy päivittäin hiljaisuuteen, tupakointi sisätiloissa on ehdottomasti kielletty ja tilojen käyttäjä varmistaa, että se jää käytön jälkeen siistiin kuntoon. Tiloilla voi olla myös muita tilakohtaisia sääntöjä, mutta muuten normaalilla maalaisjärjellä pärjää erinomaisesti. Hauskanpito tiloissa on sallittua, jopa suotavaa.
Mikäli tilojen käytössä on ongelmia (kuten yöaikainen meluaminen) olkaa yhteydessä asukastoimikuntaan.
Tilavastaavan vastuut ja velvollisuudet
Vain Hoasin nykyiset asukkaat voivat lainata kerhotilan avaimen. Avaimet kuitataan henkilökohtaisesti allekirjoitetulla avaintenluovutussopimuksella. Avaimista pidetään sekä paperista että sähköistä kirjausta asukastoimikunnan Google Drivessä (Google Inc., tiedot saattavat siirtyä Euroopan unionin ulkopuolelle, 22.4.1999/523 Henkilötietolaki, 23 § Poikkeusperusteet).
Kaikki avaimet ovat henkilökohtaisessa lainassa, ei esimerkiksi tilaa hallinnoivan yhdistyksen nimissä. Tästä syystä avaimia ei myöskään luovuteta eteenpäin yhdistysten toimikausien vaihtuessa, vaan seuraajan tulee myös täyttää avaintenluovutussopimus yhdessä OtaHoasin kanssa.
Avainten edelleenlainaamisessa avaimen varsinainen lainaaja katsotaan osasyylliseksi varkaus-, ilkivalta- tai muissa väärinkäytöksissä. Tämä koskee niin lyhytaikaisia lainoja kuin avainten tarkoituksenmukaista edelleenluovutusta. Vain kierrättämällä avaimen asukastoimikunnan kautta vapautuu tästä vastuusta.
Avainlaina päättyy viimeistään siihen, kun henkilö muuttaa pois Hoasin kiinteistöstä. Laina päättyy myös siihen, jos lainaaja ei enää aktiivisesti käytä tilaa tai ole ehtivä sitä asukkaille avaamaan. Avain tulee viipymättä palauttaa asukastoimikunnalle. Avaimen palautuessa avain kuitataan palautetuksi myös alkuperäiseen lainausdokumenttiin.
Tilavastaavien tulee sitoutua avaamaan tilaa tai lainaamaan tilassa olevia lainatavaroita asukkaille sitä vastaan, että he voivat itse käyttää tilaa omiin tarpeisiinsa. Tämä tehdään myöhemmin kuvatun prosessin mukaisesti.
Tilavastaavan tehtävä on vapaaehtoinen, joten tilojen avaamisia tehdään oman vapaa-ajan ja ”venyvyyden” puitteissa. Samalla tilalla on useimmiten useita vastaavia, jolloin joku yleensä ehtii avaamaan tilan. Asukkaiden toivomat ajat ovat myös useimmiten neuvottavissa.
Jos kukaan kerhotilavastaavista ei pääse avaamaan asukkaalle, on otettava yhteyttä asukastoimikuntaan.
Tilavastaavan tulee ohjeistaa tilan käytössä uusia käyttäjiä.
Mikäli tilojen käytössä on ongelmia, nämä tulee ratkaista yhdessä lainaajan kanssa ja tarvittaessa ilmoittaa asukastoimikunnalle.
Tilavastaavat lisätään tilakohtaiselle sähköpostilistalle, mihin esimerkiksi tilavaraukset välittyvät. Sähköpostilistaa voi käyttää vapaasti viestintään.
Tilavastaavan tulee lukea ja tarvittaessa reagoida hänelle kohdistettuun sähköpostiliikenteeseen. Esimerkiksi vuosittain joulu-tammikuussa järjestetään Hoasin vaatima avaininventaario, minkä yhteydessä pyydetään ilmoittamaan ajantasaiset yhteystiedot. Myös esimerkiksi iLOQ-avaimia voidaan pyytää päivittämään Otaniemen avainpäivityspisteissä (JMT 11 A, SK 5 A ja SMT 3 kellarikäytävän ovi tien puolella).
Hallinnoija nauttii asukastoimikunnan luottamusta tilanhoidollisissa asioissa. Mikäli hallinnoija ei pysty täyttämään näitä laiminlyöntien tai epäaktiivisuuden vuoksi, voidaan avain poistaa hallinnoijan käytöstä.
Tilavastaavien tulee omien aikataulujen puitteissa olla pari kertaa vuodessa käytettävissä työvoimana OtaHoasin omissa tapahtumissa, kuten tilojen avoimien ovien päivässä, tai Teekkarikylän yhteisissä tapahtumissa ja talkoissa (kuten pikkujoulut, siivoustalkoot), joissa OtaHoas on osajärjestäjänä (usein AYY:n Kampusjaosto toisena järjestävänä osapuolena).
Tilavastaavat ovat vapaaehtoisia, mutta OtaHoas voi palkita hyvästä toiminnasta.
Varausten vastaanotto
Asukkaat voivat varata tilan tilavarauslomakkeella, minkä tarkoitus on tallentaa varaajan yhteystiedot. Muuta tietojen ylöskirjausta tai lomakkeiden täyttöä ei tarvita, mutta tarvittaessa puutteelliset tiedot on hyvä tiedustella. Tiloissa voi olla myös lainatavaroita, joiden lainaamista asukkaille hallitaan samalla tavoin kuin tiloja.
Varauslomake lähettää varauksesta tiedon tilakohtaiselle sähköpostilistalle. Kaikesta varaajan kanssa pidettävästä viestinnästä on suositeltavaa lähettää kopio tilan sähköpostilistalle, jotta kaikki listalla olevat tietävät, että viesteihin on reagoitu. Vaihtoehtoisesti pidä muissa viestimissä kaikki avaimelliset tietoisina, että tilavarauspyyntöön on reagoitu.
Varauslomake lähettää myös automaattivastauksen lähettäjälleen. Siinä todetaan, että mikäli vastausta ei tule 48 tuntiin, voi asiasta muistuttaa. Mikäli edelleenkään 24 tunnin jälkeen ei saa vastausta, asiasta pyydetään ilmoittamaan asukastoimikunnalle.
Varauslomakkeella on huomio, että tiloja tulisi pyytää käyttöön noin viikkoa ennen tarvetta, jotta pyyntöön ehditään reagoida hyvin. Viikko on ohjeellinen, eli mikäli aikataulut antavat myöden, on varauspyyntöihin kohteliasta reagoida lyhyemmälläkin vasteajalla.
Jos varaus tulee samana päivänä, tilavastaavan on käytävä tarkistamassa ennen varauksen hyväksymistä, että tila on tyhjä. Jos tilassa on jo muita käyttäjiä, on sovittava tapauskohtaisesti heidän ja varaajan kanssa jaetusta käytöstä. Viime hetken varauksista on syytä keskustella myös avaimellisten Telegram-ryhmässä.
Mikäli ette ehdi avata tilaa (pyyntö tulee liian myöhään tai avaaminen on muuten mahdotonta organisoida), kysykää asukastoimikunnalta, pääseekö joku heistä. Jos asukastoimikunnastakaan kukaan ei pääse, kertokaa tämä varaajalle, sillä muuten varaaja jää tilanteessa epätietoiseksi ja todennäköisesti myös valittaa suoraan asukastoimikunnalle ettei hänelle vastata.
Mikäli valituksia vastaamattomuudesta tai tietoa tilavarausten kieltäytymisistä alkaa tulla asukastoimikunnalle, OtaHoas voi joutua arvioimaan uudestaan tilan käyttöä tai olisiko jokin toinen kerho soveltuvampi hallinnoimaan tilaa.
Varausten kirjaaminen
Kun tilan käytöstä on sovittu varaajan kanssa (kuka avaa ja miten kauan varattuna), hyväksy varaus sähköpostiin tulleen linkin kautta. Osa lainatavaroista on myös varauskirjausten ja -kalenterin piirissä (erityisesti kajakit).
Tilavarausten tarkoitus on informoida kaikkia tilan käyttäjiä, että tila on jo käytössä tai tavara on lainassa. Kaikki varaukset on käsiteltävä, jotta vapaita tiloja tai tavaroita ei tarvitse arvuutella ja käyttö on sujuvaa.
Varauksen voi peruuttaa sähköpostiin tulleen varausvahvistuksen linkistä.
Mikäli teillä on tilavastaavina tilalle omia suunnitelmallisia tarpeita (kuten kokouksia), kirjatkaa varaus itsellenne. Toistuvissa säännöllisissä varauksissa, kuten viikottaisissa kokouksissa, ottakaa yhteyttä asukastoimikuntaan, sillä lomake ei tue toistuvia varauksia. Tällainen tarve tulisi lähtökohtaisesti kuitenkin olla yksittäistä tai kausittaista, ei jokapäiväistä.
Asukkaiden käyttö menee avaimellisten käyttäjien edelle, sillä tila on tilavastaavien käytössä ”milloin vain”.
Kiitos vapaaehtoisuudestasi asukastoiminnan hyväksi!
Avainvastaavien on suositeltavaa kuulua myös OtaHoasin Telegram-ryhmään sekä avainvastaavien omaan ryhmään.
Aktiivisimpia jäseniä toivotaan myös osallistumaan OtaHoasin asukastoimikuntaan tai kokouksiin, joiden ajankohdat pyritään ilmoittamaan tilavastaaville etukäteen.