Tilitykset

OtaHoasin toiminnassa asukastoimikunnan jäsenet, kerhotilavastaavat ja muut toimijat maksavat itsenäisesti hankinnoista ja virkistyksestä tulevat kulut, sillä OtaHoasille ei ole omaa tiliä tai maksukortteja.

Kulujen saamiseksi takaisin käytetään seuraavaa Hoasin tilitysprosessia (kirjoitettu hankinnoille, sovellettavissa virkistyskuluille):

  1. Mieti läpi kaikki hankinnat ja laske niille tarkka hinta (tai kustannusarvio).
  2. Kysy asukastoimikunnalta esimerkiksi sähköpostitse tai Telegrammissa onko hankinta hyväksyttävä. Linkit tuotteiden hankintapaikkaan auttavat tässä.
  3. Jos hankinta on järkevä ja yleiskäyttöinen eli lupa korvaukseen myönnetään, käy ostamassa tavara itsenäisesti. Jos hankinta on kallis, voidaan menetellä myös *) mukaisesti (ks. alla).
  4. Kirjoita permanenttitussilla hankittuihin isompiin/arvokkaampiin/mahdollisesti lainattaviin tavaroihin OtaHoas.
  5. Täytä ja allekirjoita Hoasin tilityslomake (löytyy suomeksi ja englanniksi). Muista täyttää kaikki kohdat, myös päivämäärä oikeaan alakulmaan! Tehtäväksi toimikunnassa voi merkitä esimerkiksi ”kerhotilavastaava” tai ”AYY:n yhdyshenkilö”. Älä unohda kilometrikorvauksia, jos niitä oli.
  6. Niittaa kuitit kulukorvauslomakkeen vasempaan yläkulmaan (pienet eteen, isot taakse). Jos hankinta oli verkko-ostos, mistä ei ole kuittia, tulosta sekä tilausvahvistus että tilitapahtuman kuitti verkkopankistasi.
  7. Tuo kulukorvauslomake OtaHoasin kokoukseen, missä se hyväksytään. Kokousaikataulujen pitäisi tulla niin sähköpostitse kuin myös löytyä verkkosivujen tapahtumakalenterista.
  8. Saat rahasi tilillesi tyypillisesti noin 2–3 viikossa kokouksen jälkeen riippuen sekä asukastoimikunnan ripeydestä (pöytäkirjan allekirjoitus ja alkuperäisten papereiden postitus Hoasille) että Hoasin tilinhoitajista.

*) Kalliissa hankinnoissa (noin yli 500 euroa) voidaan myös sopia myyjän kanssa laskun lähettämisestä, jolloin lasku välitetään Hoasille. Tilausta kannattaa tällöin tiedustella sähköpostitse myyjän yritysmyynnistä. Varmista riittävän pitkä maksuaika! Hoasilta on mahdollista saada myös ns. maksusitoumus, mikä tarkoittaa leimattua paperia, mihin on listattu hankittavat tavarat (tätä tarvitaan oikeastaan vain jos myyjä tarvitsee lisävakuutteluita tilaukselle, ja maksusitoumuksen saamiseen vaaditaan asukastoimikunnan kokouspäätös hankinnan tekemisestä). Tämä prosessi voi kuitenkin kestää pidempään kuin itse hankkimalla, mutta toki ei vaadi omien varojen väliaikaista käyttöä. Kysy aina asukastoimikunnalta ennen tilauksen tekemistä laskulla!