Kulukorvaukset ja tilitykset

OtaHoasin toiminnassa asukastoimikunnan jäsenet, kerhotilavastaavat ja muut toimijat maksavat itsenäisesti hankinnoista ja virkistyksestä tulevat kulut, sillä OtaHoasille ei ole omaa tiliä tai maksukortteja.

Kulujen saamiseksi takaisin käytetään seuraavaa Hoasin tilitysprosessia (kirjoitettu hankinnoille, sovellettavissa virkistyskuluille):

1. Mieti läpi kaikki hankinnat ja laske niille tarkka hinta (tai kustannusarvio).
2. Kysy asukastoimikunnalta esimerkiksi sähköpostitse tai Telegrammissa onko hankinta hyväksyttävä. Linkit tuotteiden hankintapaikkaan auttavat tässä.
3. Jos hankinta on järkevä ja yleiskäyttöinen eli lupa korvaukseen myönnetään, käy ostamassa tavara itsenäisesti. Jos hankinta on kallis, voidaan menetellä, kuten kohdassa ”Kalliimmat hankinnat” alla.
4. Kirjoita permanenttitussilla hankittuihin isompiin/arvokkaampiin/mahdollisesti lainattaviin tavaroihin OtaHoas.
5. Täytä ja allekirjoita Hoasin tilityslomake. Muista täyttää kaikki kohdat, myös päivämäärä oikeaan alakulmaan! Tehtäväksi toimikunnassa voi merkitä esimerkiksi ”kerhotilavastaava” tai ”AYY:n yhdyshenkilö”. Älä unohda kilometrikorvauksia, jos niitä oli.
6. Niittaa kuitit kulukorvauslomakkeen oikeaan yläkulmaan (pienet eteen, isot taakse). Jos hankinta oli verkko-ostos, mistä ei ole kuittia, tulosta sekä tilausvahvistus että tilitapahtuman kuitti verkkopankistasi.
7. Tuo kulukorvauslomake OtaHoasin kokoukseen, missä se hyväksytään. Kokouksista tiedotetaan Telegramissa ja verkkosivujen tapahtumakalenterissa, mutta voit myös itse tiedustella seuraavan kokouksen ajankohtaa asukastoimikunnan puheenjohtajalta.
8. Saat rahasi tilillesi tyypillisesti noin 2–3 viikossa kokouksen jälkeen riippuen sekä asukastoimikunnan ripeydestä (pöytäkirjan allekirjoitus ja alkuperäisten papereiden postitus Hoasille) että Hoasin tilinhoitajista.